Jede Schule hat ihr eigenes Profil, das sie von allen anderen Schulen unterscheidet. Das Profil der einzelnen Schule entsteht durch die Summe aller Aktivitäten und Bedingungen, die in der Schule wichtig sind oder von ihr ausgehen. Dieses ist unabhängig davon, ob und in welchem Maß dies alles in einen pädagogischen Zusammenhang gebracht wird.
Das Schulprogramm kann man im Gegensatz zu dem eher zufällig sich herausbildenden Profil verstehen als das gemeinsam entwickelte, abgestimmte pädagogische Konzept einer Schule, das die Grundlage für tägliches pädagogisches Handeln bietet. Es entsteht in dem Maße, wie ein Kollegium die einzelnen Aktivitäten didaktisch reflektiert und in einen pädagogischen Zusammenhang bringt.
Nicht die außergewöhnlichen Produkte machen die Schulprogrammentwicklung aus, sondern die bewusste, zielorientierte und kontinuierliche Veränderung des Schulalltags.
Ein Schulprogramm kann sich nur dann entwickeln, wenn alle an der pädagogischen Arbeit Beteiligten, insbesondere das Kollegium, sich der gemeinsamen Verantwortung für ihre Schule bewusst sind, sich beständig um Übereinstimmung in grundsätzlichen Zielsetzungen bemühen, sich über Entwicklungen informieren und ihre Handlungen miteinander abstimmen.
Häufig arbeiten Lehrerinnen und Lehrer eher isoliert und mit einem beruflichen Bezugspunkt, der in der Grundschule in der Regel die eigene Klasse bildet oder auch das eigene Fach, der aber eben Schule nicht als Ganzes meint. Und genau das braucht ein Kollegium zusammen mit der Schulleitung, wenn es das Schulprogramm seiner Schule entwickeln will. Gleichzeitig wird es die Erfahrung machen, dass diese Zusammenarbeit entlastend für jeden einzelnen sein kann. (Beispiel: Schuleigene Arbeitspläne zum fächerübergreifenden Unterricht).
Die Entwicklung des Schulprogramms lässt sich nicht als ein einmaliger Vorgang beschreiben mit einem Produkt, das als Ergebnis diesen Vorgang beendet und abschließt. Vielmehr handelt es sich hierbei um einen Prozess, eine Daueraufgabe, einen permanenten Planungs- und Reflexionsprozess. Eine regelmäßige Überprüfung, Evaluation der schulischen Aktivitäten, Anpassung an veränderte Situationen und dauerhafte Weiterentwicklung zum Besseren hin sollten als notwendige Bedingungen akzeptiert werden.